POLÍTICAS GENERALES DEL SISTEMA SIPLAFT- AEROMENSAJERIA

3.1 Se establece que la información que contiene el sistema será de alta confidencialidad y no podrá ser divulgado por ninguna persona, diferente a los entes autorizados, so pena de una sanción disciplinaria en caso de ser empleado y/o demanda penal si es un agente externo, esto dependiendo del caso específico que se suceda.

3.2. Toda la responsabilidad para la implementación del sistema, y el nombramiento de los funcionarios que administraran los procesos, queda en cabeza del representante legal. Quien será el encargado de designar funcionarios, establecer procedimientos, fijar y/o modificar directrices, además de aprobar y firmar todos los documentos soporte del SIPLAFT- SAECOM S.A.S – AEROMENSAJERIA

3.3. Se determina que todo el personal directo e indirecto que trabaja para la compañía deberá participar activamente en los procesos de implementación y capacitación del sistema SIPLAFT- SAECOM S.A.S – AEROMENSAJERIA Debiendo comprometerse mediante documento firmado a reportar cualquier evento y/o manifestación que refleje la comisión de un delito referente al LA/FT. Sopena de recibir la sanción disciplinaria que corresponda, además del efecto legal que ante autoridades judiciales se tipifique.

3.4. Se establece que todos los clientes, proveedores, socios y contratistas que tengan vínculo comercial y/o ejerzan alguna actividad con la empresa. Deberán tener conocimiento general del sistema SIPLAFT que esta implementado. Debiendo ceñirse a las políticas que para ellos aplique y suministrando la información que se requiera, para la actualización de las bases de datos.

3.5. El Gerente General y/o Representante Legal de la compañía. Proveerá todos los recursos financieros y tecnológicos que se requieran, para el adecuado manejo y control del sistema SIPLAFT.

3.6. Se elaborará un mapa de riesgo, donde se analizarán todos los procesos actuales, que aplican para la incorporación y manejo operativo de un cliente que utiliza y/o pretenda utilizar los servicios de transporte de carga. Identificando las posibles entradas y salidas de información que permitan detectar a tiempo algún movimiento fraudulento relacionado con el LA/FT.

3.7. Se elabora un Manual de procedimientos SIPLAFT por proceso y por cargo. El cual actuara como soporte de todas las decisiones que se tomen y las que deban tomarse. Para el adecuado control del transporte mercancías, desde el momento en que se vincule al cliente y hasta la entrega final al destinatario. Garantizando el adecuado manejo de la información derivada de todas las actividades propias del negocio.

3.8. No Realizar transacciones con personas naturales o jurídicas que no estén plenamente identificadas.

3.9 Realizar la validación de la información de los Socios existentes de la Empresa y el origen de sus recursos. No Admitir nuevos socios sin verificar previamente el origen de los recursos que aportan y realizar la plena identificación de los mismos.

3.10 Se determina No prestar el servicio de transporte de carga a las personas naturales y/o jurídicas, que se encuentren incursas en procesos de LA/FT. Para este efecto la empresa a través del SIPLAFT, Cruzara información con las bases de datos suministradas por el gobierno y otras entidades que reportan este tipo activadles.

3.11. Se determina que el monto máximo de transacciones en efectivo por cliente, serán máximo de la suma de DIEZ MILLONES DE PESOS (10’000.000.oo) mensuales. Procurando que más del 80% de los clientes efectúen sus transacciones y/o pagos, a través de medios electrónicos, contratados con entidades financieras reconocidas y confiables.

3.12. Se determina que todas las comunicaciones internas y externas, además de las actualizaciones que hagan referencia al SIPLAFT, serán socializadas a través del correo electrónico (Outlook) y la página www.aeromensajeria.com

3.12.1. Se implementará un PLAN ESTRATEGICO de largo plazo, para el manejo y control del SIPLAFT-AEROMENSAJERIA. El cual deberá ser ejecutado por todos los empleados de la empresa y actualizado una vez por año. Tomando como base los aportes y experiencia vividas por los colaboradores que hayan participado en el proceso.

3.12.2. El oficial de cumplimiento será el encargado de consolidar la información trimestral, de los movimientos de mercancías y posibles hallazgos del SIPLATF, que reporten los diferentes procesos que intervienen la cadena de suministro.

3.12.3. El oficial de cumplimiento elaborará los informes trimestrales de SIPLATF y deberá presentarlos al representante legal y revisor fiscal. Quienes a su vez revisaran, aprobaran y firmaran dichos reportes.

3.12.4. El oficial de cumplimiento es la única persona autorizada para manejar las claves de ingreso a la Superintendencia de Puertos y transporte y otras entidades a las cuales se deba presentar reportes sobre los resultados trimestrales del SIPLATF